Till Guardians Of Catfish’s (Goc’s) årsstämma 24 april 2010 i Västerås
Revisionsberättelsen skall innehålla en redogörelse för omfattningen och resultatet av revisorernas granskning och inventering av föreningens tillgångar samt uppgift om huruvida det finns någon anmärkning mot årsredovisningen, föreningens bokföring eller i övrigt mot föreningens förvaltning. Om det finns anledning till anmärkning skall den anges i revisionsberättelsen.
Det är mycket olyckligt att denna årsstämma krockar med Nordiska Ciklid Sällskapets årsmöte och aktiviteter. Detta innebär att viktiga beslut kanske måste bordläggas och att ett extrainkallat årsmöte bör beaktas.
Revisionen har genomförts genom kontakt med interimsstyrelsens ordförande. Det har påtalats vid flertalet tillfällen att all vital dokumentation för föreningens skall komma till revisorns granskande. Interimsstyrelsen har inte kunnat presentera något material varvid min revision endast bygger på diskussionsunderlag med ett fåtal inblandade.
Vid diskussion har det framkommit anspråksmöjligheter på föreningens styrelse pga. försummelse; 157.500+40.000+15.187,50+50.000kr. dvs totalt 262.687,50kr för år 2009 uträknat enligt följande:
Föreningen ökade medlemsantalet från ca 90 till 430 enbart genom att förbättra medlemstidningen i flerfärgstryck vilket visar på medlemstidningens effekt på antalet medlemmar. Styrelsen har tryckt upplagor på 600-800 stycken medlemstidningar per nummer vilket visar på medlemspotentialen. Med en medlemsavgift på 225kr per år har föreningen förlorat 700medlemmar*225kr=157.500kr. Plus förlorade annonsintäkter som jag ännu inte vet värdet på men uppskattar till 40.000kr per år. Det är möjligt att betalande medlemmar kan göra skadeståndsanspråk på ¾ av medlemsavgiften när medlemstidningen uteblivit (90medlemmar*225kr*0,75=15.187,50kr). Uppskattad förlust på 50.000kr för den förlust föreningen gjorde vid årsmötet i Oslo. Detta är uträknat på medlemsår 2009 men samma anspråk kan finnas från tidigare år plus eventuell ränta. Föreningens tryckta medlemstidningar har även blivit förstörda men det är fortfarande okänt hur många exemplar det rör sig om och hur skadade dessa är.
Följande anmärkningar har meddelats interimsstyrelsen 20/1 2010
Anmärkning 1
Till nästa årsmöte måste kallelsen med föredragningspunkterna se ut enligt föreningens stadgar. På föreningens extra årsmöte i Karlskoga den 21 november 2009 så frångicks vissa stämmopunkterna utan rimlig anledning. Det är också viktigt att det tydligt framgår vad som beslutats i protokollet.
Anmärkning 2
Enligt föreningens stadga så ska föreningen ge ut fyra medlemsblad per år vilket inte skett. Vid brist på material så bör gamla artiklar från Malbiten användas. Det är också möjligt att kontakta andra föreningar mm för att få in tillräckligt med material. Vid brist på ekonomiska resurser så bör medlemstidningen göras billigare. Sidantalet är inte reglerat i stadgan och det är även möjligt att göra en digital tidning i ex. pdf-format utan att frångå föreningens stadga.
Anmärkning 3
Styrelsen som har störst insyn i föreningens verksamhet bör ge förslag på förändring av föreningens stadga så att den motsvarar medlemmarnas förväntningar. Det är också nödvändigt av formella skäl. NCS kan möjligtvis tjäna som förebild i formulering av deras stadga. Det är önskvärt att lägga till information om rösträtt på årsmötet för att undvika framtida problem.
Anmärkning 4
Jag har ännu inte fått något material att granska vilket försvårar mitt arbete att göra mitt arbete som revisor. Det bör finnas material från extra årsmötet. Christina, du bifogade kontoutdrag över föreningens ekonomiska situation i protokollet som jag gärna skulle vilja ta del av. För att en revision ska bli så bra som möjligt behöver den göras löpande. Ni i styrelsen har heller inte presenterat hur ni arbetar och när ni är klara att lämna över bokföring med mera till mig och vi närmar oss årsmötet som kräver planering.
Anmärkning 5
Information över interimsstyrelsens utredning av föreningens ekonomiska situation behövs. Vad har framkommit om problemen som redaktionen meddelade om på föreningens hemsida?
”Exempel på protokoll:
Protokoll fört vid Helsingborgs Norra s-förenings årsmöte söndagen den 25 mars 2007
Närvarande vid mötet: 5 medlemmar
1 Mötets öppnande
Mötet öppnades av Jan Hokollegg som hälsade de närvarande välkomna
2 Val av ordförande och sekreterare för mötet
Jan Hokollegg valdes till mötesordförande och
Kent Härstedt till mötessekreterare
3 Val av justerare
Stefan A. Johansson valdes till justerare
4 Godkännande av kallelse
Godkändes
5 Godkännande av dagordning
Godkändes med tillägg av två nya punkter
6 Styrelsens verksamhetsberättelse för 2006
Lästes upp av Jan Hokollegg och godkändes av mötet
7 Revisorernas berättelse och fastställande av resultaträkning och balansräkning
Bordlades
8 Ansvarsfrihet för styrelsen för 2006 års förvaltning
Godkändes, under förutsättning att punkt 7 godkänns vid ett senare möte
9 Förslag från styrelsen
Diverse verksamhetsplanering diskuterades
10 Motioner och övriga inkomna förslag
Inga inkomna förslag
11 Fastställande av medlemsavgift för kommande kalenderår
Mötet beslöt om en höjning till 50 kronor
12 Nominering och val av:
Ordförande Jan Hokollegg
Kassör Bordlades
Styrelseledamot Bordlades
Ersättare i styrelsen Bordlades
Studieledare Bordlades
Revisorer Bordlades
Revisorsersättare Bordlades
13 ABF
Utse Jan Hokollegg till ombud ABF: s årsmöte
14 Bidrag till folkrörelsearkivet
Mötet beslöt om ett bidrag på max 200 kronor
15 Övriga ärenden
Extra Partikongressen 2007, Helsingborgs arbetarkommuns årsmöte
Rapporter presenterades från Extra Partikongressen och Helsingborgs arbetarkommuns årsmöte
16 Nya ärenden
Inga
15 Avslutning
Ordförande förklarade mötet avslutat
Vid protokollet Ordförande vid årsmötet
Helsingborg 0705 Helsingborg 0705
Kent Härstedt Jan Hokollegg
Justerare
Helsingborg 070502
Stefan A. Johansson”
Detta sammantaget gör att jag inte kan tillstyrka ansvarsfrihet för styrelsen och att detta kan sträcka sig över flertalet år tillbaka.
Stockholm 10 april 2010
Av föreningen vald revisor
Matti Grüner
Revisionsberättelsen skall innehålla en redogörelse för omfattningen och resultatet av revisorernas granskning och inventering av föreningens tillgångar samt uppgift om huruvida det finns någon anmärkning mot årsredovisningen, föreningens bokföring eller i övrigt mot föreningens förvaltning. Om det finns anledning till anmärkning skall den anges i revisionsberättelsen.
Det är mycket olyckligt att denna årsstämma krockar med Nordiska Ciklid Sällskapets årsmöte och aktiviteter. Detta innebär att viktiga beslut kanske måste bordläggas och att ett extrainkallat årsmöte bör beaktas.
Revisionen har genomförts genom kontakt med interimsstyrelsens ordförande. Det har påtalats vid flertalet tillfällen att all vital dokumentation för föreningens skall komma till revisorns granskande. Interimsstyrelsen har inte kunnat presentera något material varvid min revision endast bygger på diskussionsunderlag med ett fåtal inblandade.
Vid diskussion har det framkommit anspråksmöjligheter på föreningens styrelse pga. försummelse; 157.500+40.000+15.187,50+50.000kr. dvs totalt 262.687,50kr för år 2009 uträknat enligt följande:
Föreningen ökade medlemsantalet från ca 90 till 430 enbart genom att förbättra medlemstidningen i flerfärgstryck vilket visar på medlemstidningens effekt på antalet medlemmar. Styrelsen har tryckt upplagor på 600-800 stycken medlemstidningar per nummer vilket visar på medlemspotentialen. Med en medlemsavgift på 225kr per år har föreningen förlorat 700medlemmar*225kr=157.500kr. Plus förlorade annonsintäkter som jag ännu inte vet värdet på men uppskattar till 40.000kr per år. Det är möjligt att betalande medlemmar kan göra skadeståndsanspråk på ¾ av medlemsavgiften när medlemstidningen uteblivit (90medlemmar*225kr*0,75=15.187,50kr). Uppskattad förlust på 50.000kr för den förlust föreningen gjorde vid årsmötet i Oslo. Detta är uträknat på medlemsår 2009 men samma anspråk kan finnas från tidigare år plus eventuell ränta. Föreningens tryckta medlemstidningar har även blivit förstörda men det är fortfarande okänt hur många exemplar det rör sig om och hur skadade dessa är.
Följande anmärkningar har meddelats interimsstyrelsen 20/1 2010
Anmärkning 1
Till nästa årsmöte måste kallelsen med föredragningspunkterna se ut enligt föreningens stadgar. På föreningens extra årsmöte i Karlskoga den 21 november 2009 så frångicks vissa stämmopunkterna utan rimlig anledning. Det är också viktigt att det tydligt framgår vad som beslutats i protokollet.
Anmärkning 2
Enligt föreningens stadga så ska föreningen ge ut fyra medlemsblad per år vilket inte skett. Vid brist på material så bör gamla artiklar från Malbiten användas. Det är också möjligt att kontakta andra föreningar mm för att få in tillräckligt med material. Vid brist på ekonomiska resurser så bör medlemstidningen göras billigare. Sidantalet är inte reglerat i stadgan och det är även möjligt att göra en digital tidning i ex. pdf-format utan att frångå föreningens stadga.
Anmärkning 3
Styrelsen som har störst insyn i föreningens verksamhet bör ge förslag på förändring av föreningens stadga så att den motsvarar medlemmarnas förväntningar. Det är också nödvändigt av formella skäl. NCS kan möjligtvis tjäna som förebild i formulering av deras stadga. Det är önskvärt att lägga till information om rösträtt på årsmötet för att undvika framtida problem.
Anmärkning 4
Jag har ännu inte fått något material att granska vilket försvårar mitt arbete att göra mitt arbete som revisor. Det bör finnas material från extra årsmötet. Christina, du bifogade kontoutdrag över föreningens ekonomiska situation i protokollet som jag gärna skulle vilja ta del av. För att en revision ska bli så bra som möjligt behöver den göras löpande. Ni i styrelsen har heller inte presenterat hur ni arbetar och när ni är klara att lämna över bokföring med mera till mig och vi närmar oss årsmötet som kräver planering.
Anmärkning 5
Information över interimsstyrelsens utredning av föreningens ekonomiska situation behövs. Vad har framkommit om problemen som redaktionen meddelade om på föreningens hemsida?
”Exempel på protokoll:
Protokoll fört vid Helsingborgs Norra s-förenings årsmöte söndagen den 25 mars 2007
Närvarande vid mötet: 5 medlemmar
1 Mötets öppnande
Mötet öppnades av Jan Hokollegg som hälsade de närvarande välkomna
2 Val av ordförande och sekreterare för mötet
Jan Hokollegg valdes till mötesordförande och
Kent Härstedt till mötessekreterare
3 Val av justerare
Stefan A. Johansson valdes till justerare
4 Godkännande av kallelse
Godkändes
5 Godkännande av dagordning
Godkändes med tillägg av två nya punkter
6 Styrelsens verksamhetsberättelse för 2006
Lästes upp av Jan Hokollegg och godkändes av mötet
7 Revisorernas berättelse och fastställande av resultaträkning och balansräkning
Bordlades
8 Ansvarsfrihet för styrelsen för 2006 års förvaltning
Godkändes, under förutsättning att punkt 7 godkänns vid ett senare möte
9 Förslag från styrelsen
Diverse verksamhetsplanering diskuterades
10 Motioner och övriga inkomna förslag
Inga inkomna förslag
11 Fastställande av medlemsavgift för kommande kalenderår
Mötet beslöt om en höjning till 50 kronor
12 Nominering och val av:
Ordförande Jan Hokollegg
Kassör Bordlades
Styrelseledamot Bordlades
Ersättare i styrelsen Bordlades
Studieledare Bordlades
Revisorer Bordlades
Revisorsersättare Bordlades
13 ABF
Utse Jan Hokollegg till ombud ABF: s årsmöte
14 Bidrag till folkrörelsearkivet
Mötet beslöt om ett bidrag på max 200 kronor
15 Övriga ärenden
Extra Partikongressen 2007, Helsingborgs arbetarkommuns årsmöte
Rapporter presenterades från Extra Partikongressen och Helsingborgs arbetarkommuns årsmöte
16 Nya ärenden
Inga
15 Avslutning
Ordförande förklarade mötet avslutat
Vid protokollet Ordförande vid årsmötet
Helsingborg 0705 Helsingborg 0705
Kent Härstedt Jan Hokollegg
Justerare
Helsingborg 070502
Stefan A. Johansson”
Detta sammantaget gör att jag inte kan tillstyrka ansvarsfrihet för styrelsen och att detta kan sträcka sig över flertalet år tillbaka.
Stockholm 10 april 2010
Av föreningen vald revisor
Matti Grüner